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フリーランスエンジニア"あおい"のプロフィール

依頼された仕事を忘れてしまい大失敗した私が実践してるうっかり対策法

こんにちは!フリーランスエンジニアのあおいです。

実は私はメールチェックのミスが原因で、超大事なミーティングに大遅刻しました。心臓が止まりましたよ。

今だったら笑える思い出話ですが、当時の私は

あおい

「私のエンジニア人生もオワタ・・・」

でした。

結論から言うと何とか事なきを得て、無事(?)にエンジニアを続けられたのですが、あの時の経験は忘れることができません。

その結果、

あおい

もう2度とあのようなミスは犯さないぞ!

そう心に誓い、うっかりミスを防ぐために「あること」を実践し始めました。それが今は活きています。

そこで、この記事では、管理人がミーティングを忘れて大失敗をした体験談とうっかり対策法をご紹介します。

「うっかりミスなんてしっかり手帳にタスクを書いておけばいいだけだろ?」

って思っているあなた!

私もそう思っていました。でもミスは起きるもの。

過信気味のあなたはぜひご覧ください^^

【実話】ミーティングを忘れて大失敗した体験談

うっかりミスは、どんなビジネスマンにも起こり得る話です。問題はその「程度」です。

取り返しのつくミスならいいのですが、取引に関わる大きなミスなら「すみませんでした!」ではすみません。

私の場合は「あわや大惨事レベル」でした。

4つの仕事を同時並行していた

一年前に4つの仕事を同時並行していました。

当時の私はフリーランスだったので働きたいだけ働けるから、時間がある限り仕事を詰め込んでいました。

あおい

自由な時間はほとんどありませんでしたが、経験が増えお金を稼げるので充実していました。

分刻みでスケジュールを入れていて、スケジュールのずれはあまり許されない状況でしたね。

4つの仕事を掛け持ちした当初は疲れを感じた時も多かったですが、2ヶ月ぐらい経つとそんな毎日に慣れて来ました。

仕事を忘れかけたのは、忙しい毎日に慣れが出て来た頃でした。

メールを見落としていてミーティングを忘れかけていた

その時に仕事で使っていたメールアドレスはプライベートでも使っているものでして。

ECサイトのセール情報などの未読メールが溜まっていて、受信トレイに9万件ものメールがありました・・・。

仕事のメールは重要マークがつくようにしていたのですが、ある時に別のメールアドレスからミーティング依頼のメールが来たんです。

重要マークから漏れてしまったそのメールを私は仕事のメールだと思わなくて、見逃してしまいました。

ミーティングは部署の全員で行うもので、私は参加する前提でした。

そしてミーティング開始前の30分前に電話がかかって来て「今日、参加されますよね?」と言われました。

あおい

最初は全く何の事か分からなくて。

そして「メール届いていますよね?」と一言。

その時、心臓が止まりました・・・。

遅刻してミーティング会場まで向かった

すぐに着替えてタクシーでオフィスまで向かいました。

タクシーの運転手に「可能な限り早くお願いします」と伝え、飛ばして向かいました。

あおい

結果的に5分遅れでミーティング会場に到着しましたよ。

みなさんが全員揃っている中で、一人だけ遅れて後から入ったのは本当に申し訳なかったですね。

この大失敗で誰かに咎められる事はありませんでしたが、自分のだらしなさが嫌になりました・・・。

それにミーティングを認識していなかった事で、わずかでも信頼は失ってしまったなと。

ミーティングの帰り道はとぼとぼと帰りましたね。

あおい

また、急にミーティングに行ったのでその時間に働く予定の仕事をこなしていたら、あっという間に3時になりました。

未読メールをなくし即入力を徹底した

その後は仕事のメール専用のメールアドレスを作り、未読メールをなくしました。

またメールでスケジュールを確認したら、グーグルカレンダーに即入力を徹底しました。

注意
正社員で働かれている方の場合は仕事とプライベートのメールが混在する事はありませんが、フリーランスの方は私と同じ事態にならない様に気をつけて下さい!

さらに、口頭でスケジュールを伝えられた場合は、すぐにメモをする癖をつけました。

そしてPCを開いた瞬間に、入力を必ず行いましたよ。

あおい

また、PCと携帯に予定の30分前になったら通知が来る設定もしました。

これらを徹底する事で仕事を忘れる事はゼロになりましたね。

そして、確認したら即入力を徹底した所、即レスが当たり前になりました。

周りから「あおいさんはいつも即レスだから、仕事がしやすい」と言ってもらえて、思わぬ恩恵を受けましたよ。

【できる人は実践していた】忘れっぽい私が取り入れたうっかり対策法

私は大雑把な性格で、かなり忘れっぽいんです・・・。

あおい

そんなできるビジネスマンとは程遠い私が実践した、うっかり対策法をご紹介します。

ご紹介するものは4つあります。

これらを徹底するだけで、仕事を忘れる確率が大幅に減りますよ。

予定が決まった瞬間にカレンダーアプリに入力する

予定が決まった瞬間にカレンダーアプリに入力するのは鉄則ですね。

「今は疲れているから後で・・・」と考えていると、忘れてしまう可能性大です。

最近はGメールにミーティングへの参加可否ボタンもついています。

ボタンを押すと、自動的にカレンダーにスケジュールが入力されるので超便利ですよ。

ミーティングを開催する側になった時は、ぜひその機能を使ってみて下さい。

忙しくて出来るビジネスマン程、まめに予定を入力していますね。そのまめさが積み重ねられた信頼になったんだろうなと感じます。

メモを持ち歩きメモする癖を身につける

メモを持ち歩き、メモする癖を身につけるのは重要です。

毎年手帳も用意していつも持ち歩いていますよ。

私はエンジニアなので、PCを使い仕事をするのが基本です。

なので、PCでメモをする事が圧倒的に多いのですが、必ずPCを触れる環境にいる訳ではないので。

特にご年配の方は「PCでメモをするとは何事だ!」と考えている場合があります。

私は「そういう考えは今の時代どうなのかな・・・」と考えていますが、お客さんに合わせるのはビジネスマンの基本です。

あおい

PCをメインで使って働いている方も、メモを用意しておいた方が無難ですね。

未読メールをなくす

未読メールをなくすのは徹底しましょう。

さらに、定期的に迷惑メールもチェックしておきましょう。

迷惑メールに仕事のメールが振り分けられていた時があったのですが、当然気づくのが遅くなりましたね。

しかも迷惑メールに振り分けられているとは送信主も思わないので、やっかいです。

お互いに「メールが来ないな」と感じてしまうので。

「未読メールは常にゼロ」を心がけましょう。

あおい

私は一週間に一回は未読メールをチェックしています。

SNSの通知をONにする

SNSの通知をONにしておきましょう。

通知をONにしておかないと、毎度連絡が来ていないかを確認する必要があるので面倒ですしね。

“ちなみに”
それに通知をONにしておくと、即レスも出来ます。

即レスを求められていない環境でも、即レスをしたら喜ばれますよ。

よく使うSNSでFacebookとSlackは、設定をONにしないと通知が来ませんよ。

仕事で使うSNSの設定がONになっているかを確認しましょう。

仕事を忘れて大失敗し落ち込んでしまった方へのアドバイス

最後に、仕事を忘れて大失敗し落ち込んでしまった方へのアドバイスをご紹介します。

落ち込んでいてもしょうがありませんよ。

失敗に落ち込むのではなく繰り返さない事に注力する

失敗に落ち込むのではなく、繰り返さない事に注力するのは大事です。

なぜ仕事を忘れてしまったのかの原因を追求しましょう。

メモを取るのを忘れてしまったのか、連絡をこまめにチェックしなかったからなのかで対策が変わりますよ。

さらに、あまりに頻度が高く仕事を忘れてしまう場合は、一度病院に行った方が良いです。

うつ病になったりしたら、大変ですからね。

心の病気はならない為にも、原因を突き止めるのは大事ですよ。

スケジューリングを考える機会にする

仕事を忘れてしまった時は、スケジューリングを考える機会にすると良いです。

忘れてしまう原因がどこかにあるはずなので。

仕事を頼まれすぎていて、パンクする寸前かもしれません。

また、複数の仕事がどの様に進んでいるのかの把握が弱い状況かもしれません。

その際は一人で解決しようとせず、周りにも協力を頼むべきです。

例えば、仕事が集中しているなら他の人に分担してもらうなどがあります。

あおい

この手の問題は声を上げないと、気づかれづらいですからね。
周りに「気にしていないんだな」と思われてしまうので。

仕事をうっかり忘れてしまう事がもう二度と起こらない様にしましょう。

まとめ

依頼された仕事を忘れてしまわない様に、本記事の対策法をご活用下さい。

一度だけ仕事を忘れるなら見逃してもらえますが、何回も続くと「あの人にはもう頼まない」となってしまいます。

そうなると、かなりの機会損失ですよ。

仕事を忘れた一度目で、二度と起こらない様に原因と解決策を考えましょう。

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